Zapytanie ofertowe

Lublin, dnia 17 styczeń 2025

Zapytanie ofertowe
(dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przez Fundację na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą w Lublinie)

Zamawiający:
Fundacja na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą w Lublinie
ul. Nałęczowska 24
20-701 Lublin
NIP: 712-309-30-43
REGON: 060294101
KRS: 0000290273

Adres strony internetowej: https://corinfantis.org/

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych realizowanych przez Fundację na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą w Lublinie pn.: Niezależne serca mogą więcej! Wsparcie samodzielności osób z wrodzonymi wadami serca, o wartości 1 456 460,00 zł realizowany w okresie 01.03.2024-31.03.2025, termin przeprowadzenia audytu od dnia 10/02/2025 do 23/04/2025 nr umowy z PFRON UM/PW9/2024/2/O_LUBELSKI/5619

I. Zadania po stronie Wykonawcy:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego zgodnie z wytycznymi PFRON dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych dostępne są na stronie:  wytyczne dotyczące audytu

II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Audyt powinien zostać wykonany w terminie 10/02/2025 do 23/04/2025

III. WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW
Oferent powinien posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu
1. Przez Podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć Podmioty:

• dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
• posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
• posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości
  wykorzystania środków publicznych;
• posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego
  lub audytu wewnętrznego.     

2. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia Biegłego Rewidenta.

3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania ( załącznik nr 2 ),
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia ( załącznik nr 3),
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.

5. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny (załącznik nr 4):

1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
3. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
4. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny na etapie składania oferty składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią (załączniki nr 4 i 4a) do umowy podpisywanej pomiędzy Zleceniodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do zapytania ofertowego.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien złożyć ofertę (załącznik nr 1)zgodną z wytycznymi zawartymi w punkcie
I niniejszej oferty. Oferta powinna być:

• sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności,
• sporządzona w języku polskim,
• opatrzona pieczątką firmową,
• posiadać datę sporządzenia,
• zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
• podpisana czytelnie przez wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji,
• powinna posiadać cenę netto i brutto wykonanej usługi dla projektu.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zobligowany jest do złożenia:

W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką lub czytelnym podpisem. Każdy z Oferentów może złożyć jedną ofertę obejmującą zamówienie.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres Fundacji na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą w Lublinie, ul. Nałęczowska 24, 20-701 Lublin do dnia 27/01/2024 do godz. 16:00 (decyduje data wpływu dokumentów).

2. Ocena ofert i wyniki oraz wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia , w siedzibie Fundacji na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą w Lublinie, ul. Nałęczowska 24, 20-701 Lublin oraz na stronie internetowej pod adresem https://corinfantis.org/

3. Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie: https://corinfantis.org/

VI. OCENA OFERT
1. Oferta powinna zawierać:

1. Cenę za badanie,raport projektu i warunki płatności.
2. Opis wymaganego doświadczenia zgodnie z zapisami pkt III.
3. Pozostałe załączniki wymienione w zapytaniu ofertowym.

2. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:

a) Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kpl oświadczeń, załączników.

b) Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionego kryterium oceny: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium cena : Cena ofertowa – 100 punktów

3. Ocena spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt III ustęp 3, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”.

4. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:

a) Cena ofertowa – 100 punktów Cenę oferty należy podać w kwocie brutto, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. Maksymalna ilość punktów – najniższa cena. Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty wg formuły.

               Cmin x 100
PCof = --------------- pkt
                    Cof
gdzie:

PCof - liczba punktów przyznanych cenie oferty

Cmin - najniższa z oferowanych cen w kwocie brutto

Cof - cena rozpatrywanej oferty w kwocie brutto

Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.

6. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

7.W przypadku gdy cena ofertowa poszczególnej części zamówienia przekracza kwotę, jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia z Oferentem, który przedłożył najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cenowe.

8.W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Oferentowi, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.

9. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

10. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

VII. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY
Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:

1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,

2. Zostanie złożona po terminie składania ofert,

3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 15% od kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),

4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

5. Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: https://corinfantis.org/

IX. INFORMACJE DODATKOWE, UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
1. Zamawiający informuje, iż udziela odpowiedzi wyłącznie na zapytania w formie pisemnej (email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.).
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
3. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:

1) Administratorem zgromadzonych danych osobowych jest Fundacja na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z siedzibą ul. Nałęczowska 24, 20-701 Lublin KRS0000290273

2) Administrator przetwarza dane osobowe w celu pozyskania ofert na przeprowadzenie audytu projektu. Projekt jest realizowany przez Administratora na podstawie umowy Niezależne serca mogą więcej! Wsparcie samodzielności osób z wrodzonymi wadami serca realizowany w okresie 01.03.2024-31.03.2025, nr umowy z PFRON UM/PW9/2024/2/O_LUBELSKI/5619 zawartej z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w dniu 18 czerwca 2024.

3) Dane osobowe Administrator przetwarza zgodnie z art. 6 ust 1 lit f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z2018 r. poz.1000 z późn. zm.).

4) Administrator będzie przetwarzał dane w zakresie: imię i nazwisko, nr telefonu, adres email, dane zawarte w załączniku nr 2 i 3 udostępnione mu bezpośrednio przez Oferenta.

5) Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa w tym PFRON.

6) W oparciu o dane osobowe nie będą dokonywane operacje profilowania, ani podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.

7) Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu wyboru oferty.

8) Uczestnik Projektu ma prawo wglądu do treści swoich danych osobowych jak też ma prawo do żądania ich poprawienia lub usunięcia, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9) Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za zapewnienie przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, Inspektora Ochrony Danych z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. .

10) Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości złożenia oferty do niniejszego rozeznania.

X. FINANSOWANIE
1.Zamówienie będzie finansowane ze środków PFRON, w przypadku przekroczenia wartości określonej w budżecie projektu przez Fundację na rzecz dzieci z wadami serca Cor Infantis z
siedzibą w Lublinie.

2.Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy płatne będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, na podstawie przedstawionej Zamawiającemu rachunku/faktury, w terminie 14 dni od dnia doręczenia rachunku/faktury, nie wcześniej jednak, niż po ostatecznym sprawdzeniu przez Zamawiającego poprawności wykonania przez Oferenta przedmiotu umowy i dostarczeniu raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu zgodnego z wytycznymi dotyczącego audytu zewnętrznego.

XI. ZAŁĄCZNIKI

1. Ogłoszenie dotyczące audytu zewnętrznego (plik - ogłoszenie)
2. Formularz oferty cenowej (wzór – załącznik nr 1)
3. Wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania (wzór – załącznik nr 2)
4. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat
ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia (wzór – załącznik nr 3)
5. Oświadczenie o braku występowania powiązań kapitałowych/osobowych (wzór – załącznik nr 4)
6. Oświadczenie o bezstronności i niezależności (wzór – załącznik nr 4a)
7. Oświadczenie odnośnie obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 lub 14 RODO (wzór – załącznik nr 5)
8. Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego (plik - wytyczne)

Dodatkowych informacji udziela

Katarzyna Kupiec
Koordynator finansowy projektu

tel. 535 536 118
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.